روابط عمومی و ارتباطات

دوره‌ی روابط عمومی

تا همین چند سال پیش خیلی‌ها تصورشان از روابط عمومی، بوردهای کسل‌کننده‌‌ای بود که به دیوار ساختمان‌های دولتی نصب شده بود. بردها جعبه‌های چوبی با در کشویی شیشه‌ای بودند که کلیدش فقط در دست کارمندان واحد روابط عمومی سازمان‌ها بود. وظایف بخش روابط عمومی در این سازمان‌ها هم خلاصه می‌شد به نصب برش روزنامه از اخبار روز، اطلاعیه‌های داخلی یا جمله‌های حکیمانه‌ای که نه کسی را سر ذوق می‌آورد و نه به جز پر کردن آن جعبه‌ی شیشه‌ای کسل‌کننده، کاربرد دیگری داشت. امروز اما شرایط و وظایف مدیران روابط عمومی تغییر کرده است. حالا اهمیت بخش روابط عمومی در شرکت‌های دولتی و خصوصی بر هیچ مدیری پوشیده نیست و مدیران به این نکته آگاه هستند که یک روابط عمومی پویا و حرفه‌‌ای می‌تواند فعالیت تجاری هر شرکتی را بهبود بخشد، یک شرکت را به خوش‌نامی در بین افکار عمومی معرفی کند یا هیچ‌کدام از این کارها را نکند و موجبات افت فروش یا حتی بدنامی یک سازمان را فراهم کند. به همین دلیل است که اگر می‌خواهید به‌عنوان یک فرد متخصص در این حوزه کار کنید، بهتر است قبل از هر چیز با تعریف و وظایف این بخش آشنا شوید.

روابط عمومی؛ قلب تپنده‌ سازمان

در گذشته بسیاری از مدیران در چارت‌های سازمانی، مدیریت روابط عمومی و تبلیغات را در یک واحد دسته‌بندی می‌کردند. اما حالا در چارت‌های سازمانی این دو بخش کاملا از هم تفکیک شده است و هر بخش وظایف مشخصی دارد. در کتاب‌های دانشگاهی روابط عمومی (Public relations) یا به اختصار PR را به‌عنوان مدیریت چرخه‌ی اطلاعات بین یک فرد یا سازمان با عموم مردم تعریف می‌کنند. این بخش باید ارتباط هدفمند و موثری با گروه‌هایی که با هم در یک سازمان مشغول به کار هستند، داشته باشد. علاوه بر این واحد روابط عمومی سازمان‌ها و شرکت‌ها است که با مشتری‌ها در ارتباط است، محتوای منتشر شده در رسانه‌ها را مدیرت می‌کند، در شرایط بحرانی، مسئول مدیریت بحران است و همه‌ی تلاشش را می‌کند تا به عنوان ویترین هر فعالیت شغلی، تصویری درست و مناسبی از آن حرفه به نمایش بگذارد. به همین دلیل است که خیلی از کارشناسان این حوزه روابط عمومی را یک علم می‌دانند و معتقدند برخلاف تبلیغات که امروز می‌کارید و فردا برداشت می‌کنید، در مدیریت روابط عمومی امروز می‌کارید و سال‌ها بعد برداشت می‌کنید. به همین دلیل است که خیلی از استادهای این حوزه در دوره آموزشی روابط عمومی از دانش‌جویان‌شان این توصیه را می‌کنند که در این شغل برای رسیدن به اهداف تعیین شده‌، باید صبر ایوب و همت بالا داشت.

وظایف واحد روابط عمومی

بهتر است در همین ابتدای کار با این واقعیت روبه‌رو شوید که روابط عمومی یک شغل بیست‌وچهار ساعته است. باتوجه به بزرگی یا کوچک سازمان و شرکتی که در آن کار می‌کنید، این نکته را در نظر بگیرید که مسئول یا مدیر روابط عمومی یک شرکت کسی است که مانند یک پزشک همیشه آن‌کال، باید در هر ساعت از شبانه‌روز در دسترس باشد. در دوره‌ی تخصصی روابط عمومی که در آموزشگاه‌ها برگزار می‌شود، به دانش‌جویان آموزش داده می‌شود که چه طور با نوشتن یک برنامه‌ی مدون می‌شود از فشار کار این حرفه کم کرد و بر کیفیت فعالیت‌ها افزود. البته برنامه‌ریزی در واحد روابط عمومی برخلاف دیگر بخش‌های سازمان، به دلیل به‌روز بودن اتفاق‌ها، به صورت سه تا شش ماهه نوشته می‌شود و کم پیش می‌آید که مدیر روابط عمومی موسسه یا سازمانی بتواند برای یک دوره‌ یک ساله برنامه‌‌‌‌ی روابط عمومی بنویسد. علاوه برنامه‌ریزی برای برگزاری کنفرانس‌های خبری، تنظیم وقت گفت‌وگو با مدیرعامل، برگزاری مراسم‌ها و براقراری ارتباط سازنده با رسانه‌ها است.

تولید محتوا کن تا دیده شوی!

در کنار وظایفی که در بالا برای‌تان شرح دادیم، تولید محتوا یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر یا کارشناس روابط عمومی است. در گذشته این وظیفه به تهیه‌ی خبر از فعالیت‌های سازمانی و چاپ آن در رسانه‌ها خلاصه می‌شد. اما امروز و با وجود گسترده شدن رسانه‌های آنلاین و مجازی رنگ و بوی تولید محتوا هم بسیار تغییر کرده است. حالا در کلاس روابط عمومی که در آموزشگاه‌های معتبر برگزار می‌شود به این بخش اهمیت فراوانی داده می‌شود. در دوره‌ی روابط عمومی، استادها تلاش می‌کنند تا با پرورش خلاقیت دانشجویان خود ذهن آن‌‌ها را برای تولید محتوای متفاوت و خلاق تربیت کنند. بهتر است بدانید که امروز بیش‌تر شرکت‌ها و حتی افراد شناخته شده که برای مدیریت حرفه‌ی خود نیاز به بودن یک کارشناس روابط عمومی در کنار خود دارند، بیش‌تر از هر چیز به دنبال یک فرد توانمند و خلاق در این حوزه می‌گردند. چون داشتن یک مدرک یا گواهینامه‌ افراد را به یک کارشناس خلاق روابط عمومی تبدیل نمی‌کند. برای این‌که منظورمان را بهتر متوجه شوید به فعالیت‌های رسانه‌ای کوین اسپیسی، بازیگر مطرح سینمای امریکا، بعد از جنجال‌ها و اتهام‌های اخلاقی‌‌ای که به او وارد شد، او تا به حال دو ویدئوی بسیار کوتاه، اما تاثیرگذار از خود منتشر کرده است. اسپیسی در این ویدئو رو به دوربین حرف می‌زند و تماشاگرانش را دعوت به مهربانی می‌کند. ویدئویی که نشان می‌دهد یک تیم روابط عمومی بسیار خلاق پشت آن هستند تا چهره‌ی تخریب شده‌ی او را به بهترین شکل ممکن بازسازی کنند.

در روابط عمومی آموزش حرف اول را می‌زند

حرفه‌‌ی روابط عمومی یک علم اکتسابی است. حرفه‌ای است که علاقه‌مندان به آن با گذراندن دوره‌ی آموزشی می‌توانند آن را یاد بگیرد و بر چم و خم کار آگاه شوند. در کلاس آموزش روابط عمومی، به شما می‌آموزند که چه طور از پس مشکلاتی که ممکن است سر راه‌تان قرار بگیرد غلبه کنید و شرکت یا سازمانی که شما مسئول روابط عمومی آن هستید، سربلند کنید. در حرفه‌ی روابط عمومی بزنگاه‌های مهمی وجود دارد که اگر خوب مدیریت نشود، ممکن است به یک فاجعه تبدیل شود. به همین دلیل است که ال ریس، نویسنده‌ی کتاب «سقوط تبلیغات و ظهور روابط عمومی» این طور می‌نویسد که «بیش‌تر مردم براى این‌که بفهمند چیزى خوب است یا نه، نظر بقیه را مى‌پرسند. دو منبع مهم افراد برای دانستن این موضوع، رسانه‌ها و حرف‌های اطرافیانشان است. آن‌ها فقط چیزهایی را می‌دانند و قبول می‌کنند که از رسانه‌های جمعی شنیده باشند.» و خب می‌دانید که رسانه‌های جمعی خطرناک‌ترین و در عین حال پرکاربردترین منبع برای جلب اعتماد یا عدم اعتماد مردم است.